チケット管理システム、結局エクセルに戻る説
こんばんは！IT業界で働くアライグマです！
システム開発やIT業務の現場では、タスク管理のためにチケット管理システムが広く導入されています。JIRA、Redmine、Backlog、Trelloなど、さまざまなツールが存在し、各社の業務フローに合わせた活用がされています。
しかし、導入当初は「これで業務が効率化できる！」と期待していたものの、気づけばエクセル（スプレッドシート）に戻っているというケースが後を絶ちません。
なぜ、多機能なチケット管理システムがあるにもかかわらず、エクセルが生き残り続けるのでしょうか？本記事では、その理由と、エクセル運用のメリット・デメリットを深掘りし、最適なチケット管理方法について考えます。
チケット管理システムの理想と現実
理想：チケット管理システム導入で業務効率化
チケット管理システムは、タスクの可視化や進捗管理をスムーズにするために導入されます。特に、以下のようなメリットが期待されます。
- タスクの一元管理：誰が何を担当しているかが明確になる
- ステータス管理：進捗状況をリアルタイムで把握できる
- 履歴の記録：誰がどのような変更を加えたのかを追跡できる
- チーム間の情報共有：プロジェクト全体の状況を全員が把握できる
導入当初は、「これで業務フローが整理される！」と期待が膨らみます。
現実：チケット管理システムが定着しない理由
しかし、実際に運用を始めると、以下のような問題が発生しがちです。
- 入力が面倒で更新されなくなる
- 「チケットを作るのが手間」「更新する時間がない」
- ルールが複雑すぎる
- 「細かすぎるワークフローで、自由に動けない」
- チーム内での運用ルールが統一されていない
- 「担当者ごとにチケットの書き方がバラバラで見づらい」
- システムの動作が遅い、UIが使いにくい
- 「ちょっとした更新をするのに時間がかかる」
- 結局、エクセルやチャットツールに情報が分散する
- 「システムに登録するより、エクセルで共有した方が早い」
結果として、「使いこなせていないから、結局エクセルの方が楽だよね……」という流れになりがちです。
なぜエクセルに戻るのか？
では、なぜ多くのチームが最終的にエクセル運用へ回帰してしまうのでしょうか？
柔軟性の高さ
エクセルはフォーマットを自由にカスタマイズできるため、チームの業務フローに合わせて簡単に調整できます。
- 不要な項目を削除、必要な項目を追加できる
- 自由にフィルタリング・ソートできる
- マクロや関数を使って自動化できる
「使いやすさ」と「適応の速さ」において、エクセルは他のシステムを圧倒します。
導入コストがゼロ
多くの企業ではすでにエクセルやGoogleスプレッドシートが導入されており、新たなツールを学ぶ必要がないというのも大きなメリットです。
チケット管理システムは、導入や設定に手間がかかることが多く、チーム全体の習熟が必要になります。一方、エクセルなら誰でもすぐに使えるため、導入のハードルが非常に低いです。
直感的な操作が可能
チケット管理システムは、シンプルなUIのものもありますが、多機能すぎて逆に使いにくいこともあります。
一方、エクセルは「セルに入力する」「行を追加・削除する」といった直感的な操作が可能で、複雑な機能を覚える必要がありません。
エクセル運用のデメリット
エクセル運用には多くのメリットがありますが、本格的なプロジェクト管理には向いていないというデメリットもあります。
バージョン管理が困難
エクセルファイルをローカルに保存すると、「どれが最新のファイルかわからない」問題が発生します。Googleスプレッドシートを使えばある程度解決できますが、変更履歴の追跡は専用のチケット管理システムに比べると不便です。
権限管理が難しい
チケット管理システムでは、「編集権限」「閲覧権限」を細かく設定できますが、エクセルではその管理が難しくなります。誤って重要なデータを消してしまうリスクもあります。
通知・リマインド機能がない
チケット管理システムには、期限が近づくと自動で通知する機能がありますが、エクセルにはそのような仕組みがありません。進捗の管理を手作業で行わなければならず、タスクの抜け漏れが発生しやすくなります。
では、どちらを選ぶべきか？
エクセルが向いているケース
- 少人数でのプロジェクト管理
- 短期間のタスク管理
- 細かいルールが不要な業務
チケット管理システムが向いているケース
- 大規模プロジェクトや複数チームでの運用
- タスクの履歴管理が必要な場合
- 権限管理や通知機能を活用したい場合
つまり、プロジェクトの規模や運用ルールに応じて、適切なツールを選ぶことが重要です。
まとめ
「チケット管理システムを導入したけれど、結局エクセルに戻ってしまう」という現象は、エクセルの手軽さや柔軟性が圧倒的に優れているために起こります。
しかし、エクセルにはバージョン管理や権限管理の課題もあるため、チームの規模や運用ルールに応じて最適なツールを選択することが重要です。
- 小規模なタスク管理ならエクセルでもOK
- 大規模プロジェクトや履歴管理が必要なら専用システムが有利
無理に「流行りのツールだから」と導入するのではなく、実際の運用に適したツールを選ぶことが業務効率化のカギとなります。