【エンジニアあるある】エンジニアのメールボックス、未読メールの数がヤバい
こんばんは！IT業界で働くアライグマです！
エンジニアのメールボックスには未読メールが大量に溜まりがちです。なぜエンジニアは未読メールをため込んでしまうのでしょうか。その理由を見ていきましょう。
エンジニアのメールボックスが未読だらけになる理由
システムからの通知が多すぎる
エンジニアのメールボックスには、システムのエラーログ、監視アラート、CI/CDのビルド通知など、多くの自動送信メールが届きます。これらは仕事に関係するものの、すべてをチェックする必要はないため、未読のまま放置されがちです。特に、大規模なプロジェクトではチーム全体に送られる通知が膨大になり、一つひとつ確認する時間が取れないことが一般的です。
また、ログの内容も細かく、システムに関する知識がないと理解しにくい場合があります。そのため、「あとで確認しよう」と思っているうちに、どんどん未読が溜まってしまうのです。
業務チャットの普及による影響
近年ではSlackやTeamsなどのチャットツールが業務の中心になっており、メールの優先度が下がっていることも未読が増える要因です。リアルタイムのやり取りはチャットで済ませるため、メールは重要な連絡以外は読まれなくなっています。
さらに、チームのコミュニケーションがほとんどチャットで行われる場合、メールの用途はクライアント対応や公式な連絡に限定されることが多いです。すると、開発作業の合間にメールチェックする機会が減り、未読が増えてしまいます。
メールの仕分けが面倒
メールボックスを整理するにはフィルタリングやフォルダ分けが有効ですが、設定する手間がかかります。その結果、受信トレイにメールがどんどん溜まり、未読が増えてしまうのです。
特に、エンジニアはタスクが多く、優先順位をつけながら作業する必要があるため、メールの整理に時間を割く余裕がありません。結果的に、受信トレイがカオス状態になり、重要なメールを見逃してしまうこともあります。
未読メールが増えることで発生する問題
未読メールが増えることには、いくつかの問題があります。単なる「読まないメール」では済まされない影響もあるため、注意が必要です。
重要なメールを見落とすリスク
未読が数千件に達すると、本当に重要なメールを見逃してしまう可能性があります。特に、クライアントからの重要な依頼や、上司からの指示などを見落とすと、業務に支障をきたします。
また、顧客対応をしている場合、返信が遅れることで信頼を失うこともあります。特にBtoBの業務では、メールの返信速度が取引の評価に直結することがあるため、未読を放置するのは大きなリスクです。
受信トレイがストレスの原因になる
大量の未読メールがあると、心理的にプレッシャーを感じることがあります。メールボックスを開いた瞬間に未読件数の多さに圧倒され、処理する気力をなくしてしまうことも少なくありません。
特に、未読メールの数が1万件を超えるような状態では、どこから手をつけてよいのかわからなくなり、さらに放置する悪循環に陥ります。
メールボックスの検索性が低下する
メールを後から検索しようとしたとき、未読が多いと必要な情報を探しにくくなることがあります。「あのメールどこだっけ？」と探す時間が増え、業務効率が落ちる原因にもなります。
また、未読メールが大量にあると、検索結果が埋もれてしまい、重要な情報を見逃すリスクも高まります。これにより、会議前の準備やタスクの優先順位づけが難しくなり、結果的に業務全体の効率が低下します。
未読メールを減らすための対策
未読メールを減らし、メールボックスをスッキリさせるための方法を紹介します。
不要な通知をオフにする
まずは、システムからの通知メールを見直し、不要なものは配信を停止することが重要です。例えば、CI/CDのビルド成功通知などは必要ない場合が多いため、設定を変更することで未読を減らせます。
メールフィルタを活用する
GmailやOutlookなどのメールサービスには、フィルタ機能があります。特定のキーワードや送信元に応じて、自動でフォルダ分けやアーカイブを行う設定をすることで、重要なメールだけを受信トレイに残すことができます。
1日1回はメールチェックの時間を設ける
未読メールを増やさないためには、定期的にメールをチェックする習慣をつけることが効果的です。例えば、朝や昼休み、業務終了前などに10分だけメール整理の時間を作ると、未読を溜めにくくなります。
すぐに処理できるメールはその場で対応する
読んだ瞬間に対応できるメールは、すぐに返信するか、アーカイブすることを心がけましょう。「後で返信しよう」と思うと未読が増える原因になるため、簡単な内容なら即対応がベストです。
チームでルールを決める
メールの未読を減らすために、チーム内で「重要な連絡はチャットではなくメールで送る」「CCに入れる人数を制限する」などのルールを決めるのも有効です。
まとめ
エンジニアのメールボックスに未読メールが溜まりやすいのは、システム通知の多さや業務チャットの普及などが原因です。しかし、不要な通知をオフにする、メールフィルタを活用する、定期的に整理するといった対策を取ることで、未読を減らし、業務の効率を上げることができます。
未読メールが多いと感じているエンジニアの方は、今日から少しずつメール整理を始めてみてはいかがでしょうか。