非IT部門のExcel地獄を脱却する業務改善戦略｜PjMが教える段階的DX推進術
お疲れ様です！IT業界で働くアライグマです！
「うちの事業部、毎日Excelのコピペで3時間も時間取られてるんだけど…どうにかならない？」
非IT部門の業務現場で、こうした悩みを抱える組織は少なくありません。経理、人事、営業企画など、多くの事業部門がExcelによる手作業に膨大な時間を費やしています。しかし、IT部門に相談しても「それくらい自分でやってください」と言われたり、逆に「全面的にシステム刷新しましょう」と大規模な提案をされて現実的でないと感じたりすることもあるでしょう。
本記事では、PjMとして非IT部門の業務改善を数多く支援してきた私の経験から、Excel地獄を脱却するための段階的なアプローチを解説します。大規模投資なしで成果を出し、現場を巻き込みながら持続可能な改善を実現する方法を、具体的な事例とともに提示します。
非IT部門が抱えるExcel業務の現実と課題
まず、非IT部門が直面しているExcel業務の実態と、そこにどのような課題が潜んでいるのかを整理しましょう。多くの組織で共通して見られる問題があります。
手作業コピペ地獄の実態
私が支援したある営業企画部では、毎月の売上集計作業に延べ40時間もの工数がかかっていました。各営業所からメールで送られてくる売上報告を、一つずつExcelにコピー＆ペーストし、数式で集計する作業です。ミスを防ぐため2人体制でダブルチェックしていましたが、それでも月に2〜3件は転記ミスが発生していました。
このような手作業によるデータ転記は、時間がかかるだけでなく、人的ミスのリスクも高く、担当者の精神的負担も大きいのが実情です。しかし「昔からこうやってきたから」という理由で、改善の機会を逃している組織が多いのです。
属人化とブラックボックス化
Excel業務のもう一つの大きな問題は属人化です。特定の担当者だけが複雑なExcelファイルの構造を理解しており、その人が休むと業務が止まってしまう状況は珍しくありません。
私が関わったある経理部門では、ベテラン社員が作成した売掛金管理のExcelシートが、数百行のマクロとネストした数式で構成されており、誰も触れない「聖域」と化していました。その社員が退職を申し出た際、後任への引き継ぎに3ヶ月を要し、結局は簡易的なシステムへの移行を決断せざるを得ませんでした。
ミスとやり直しの悪循環
手作業中心の業務では、どうしてもヒューマンエラーが発生します。そのミスを見つけるためにダブルチェックを行い、さらにミスが見つかればやり直しという悪循環に陥りがちです。
ある人事部門では、給与計算の際に入力ミスが頻発し、毎月の確認作業だけで5日間を費やしていました。結果として、本来注力すべき人材育成や採用活動に時間を割けない状況が続いていたのです。業務効率化の基礎知識はPython自動化の書籍で体系的に学べます。
なぜExcel業務改善が進まないのか
Excel業務の問題は多くの組織で認識されているにもかかわらず、なかなか改善が進まないのはなぜでしょうか。以下のグラフは、組織調査から明らかになった主要な障壁を示しています。
IT部門との認識ギャップ
最も大きな障壁は、IT部門と事業部門の間に存在する認識のギャップです。事業部門は「この作業、もっと楽にならないかな」と感じていても、IT部門に相談すると「それは業務側で対応してください」と言われるか、逆に「全面的なシステム刷新が必要です」と大規模な提案をされるかのどちらかになりがちです。
私が橋渡し役として入ったあるプロジェクトでは、事業部門は「月次集計を半自動化したい」だけだったのに、IT部門は「全社統合BIシステム導入」を提案し、双方が平行線を辿っていました。このような認識ギャップを埋めることが、PjMの重要な役割です。
現場の変化への抵抗
次に大きいのが、現場の変化への抵抗です。「今のやり方で何とかなっているのに、わざわざ変える必要があるのか」という声は非常に強く、特にベテラン社員から出やすい傾向があります。
私が支援したある営業部門では、新しい顧客管理ツールを導入しようとした際、営業担当者から「Excelでメモしている方が早い」という反発があり、導入が頓挫しかけました。しかし、若手社員をアーリーアダプターとして巻き込み、小さな成功事例を積み重ねることで、徐々に全体へ浸透させることができました。
予算と優先度の壁
経営層の視点では、Excel業務の非効率性は認識しつつも、「他にもっと優先すべき投資がある」と判断されがちです。特に中小企業では、限られた予算の中で何を優先するかが常に課題となります。
ただし、この壁は「小さく始めて成果を示す」アプローチで乗り越えられます。私が支援したある企業では、最初は予算ゼロでExcelマクロを活用した自動化を進め、年間200時間の工数削減を実現しました。その実績を経営層に報告したところ、次年度には本格的なツール導入予算が承認されました。プロジェクト推進の実践知識はアジャイルサムライが参考になります。
PjMが実践する段階的アプローチ
では、どのようにしてExcel業務改善を進めればよいのでしょうか。私が実践している段階的アプローチを紹介します。
Phase 1: 現状可視化と課題抽出
最初のステップは、現状の業務フローを可視化することです。いきなり改善策を提案するのではなく、まずは現場の実態を正確に把握します。
私が支援したある経理部門では、1週間かけて担当者の作業内容を観察し、どの作業にどれだけ時間がかかっているかを記録しました。その結果、月次決算作業の60%が「データのコピペと照合」に費やされていることが判明し、そこを優先的に改善することで大きな効果が見込めると分かりました。
このフェーズでは、業務フロー図を作成し、各タスクの所要時間、発生頻度、ミス発生率を記録します。数値で可視化することで、経営層への説明も説得力が増します。
Phase 2: クイックウィン施策の実施
次に、短期間で成果が出る「クイックウィン」施策を実施します。大規模な投資は不要で、1〜2ヶ月で効果が実感できる改善を優先します。
私が実施した具体例として、Excelの標準機能（ピボットテーブル、VLOOKUP、条件付き書式など）を活用した業務効率化があります。ある営業企画部では、これまで手作業で行っていた売上分析を、ピボットテーブルを使った自動集計に変更したところ、月間20時間の工数削減を実現しました。
また、Excel VBAを使った簡易マクロの作成も効果的です。繰り返し行う定型作業をボタン一つで実行できるようにするだけで、作業時間が劇的に短縮されます。
Phase 3: 本格的な業務フロー再設計
クイックウィンで成果を示した後、本格的な業務フロー再設計に着手します。このフェーズでは、単なるツール導入ではなく、業務プロセス自体を見直します。
私が支援したある製造業の生産管理部門では、Excelベースの在庫管理から、クラウド型の在庫管理システムへ移行しました。ただし、いきなり全面移行ではなく、まず一つの拠点で3ヶ月間試験運用し、課題を洗い出した上で全社展開しました。この段階的アプローチにより、現場の抵抗を最小限に抑えつつ、スムーズな移行を実現できました。チーム運営の実践ノウハウはチーム・ジャーニーが詳しいです。
Excel業務を効率化する3つの選択肢
Excel業務改善には、大きく分けて3つの選択肢があります。それぞれの特徴と適用シーンを理解しましょう。
Excelマクロ・VBAでの自動化
最も手軽で、初期コストが低いのがExcelマクロ（VBA）を使った自動化です。既存のExcelファイルをそのまま活用しながら、繰り返し作業を自動化できます。
私が支援したある人事部門では、勤怠データの集計作業をVBAマクロで自動化し、月間40時間かかっていた作業を5時間に短縮しました。ただし、VBAは属人化しやすく、メンテナンス性に課題があるため、コードにコメントを残し、簡単なマニュアルを作成することが重要です。
この選択肢は、予算が限られており、すぐに成果を出したい場合に最適です。
ノーコードツールへの移行
近年注目されているのが、ノーコード・ローコードツールの活用です。プログラミング知識がなくても、ドラッグ＆ドロップの操作で業務アプリケーションを構築できます。
代表的なツールとして、Microsoft Power AutomateやGoogle Apps Script、Airtable、kintoneなどがあります。私が支援したある営業部門では、kintoneを使って顧客管理アプリを構築し、Excelベースの管理からの脱却を図りました。導入後3ヶ月で、顧客情報の検索時間が90%短縮され、営業担当者の満足度も大幅に向上しました。
この選択肢は、Excelの限界を感じており、もう少し本格的なツールを検討したい場合に適しています。
本格的なシステム導入
業務規模が大きく、複数部門にまたがる場合は、ERPやSaaSの本格的なシステム導入を検討する必要があります。
ただし、この選択肢は投資額も大きく、導入期間も長期にわたるため、慎重な計画が必要です。私が関わったあるプロジェクトでは、全社的な業務システム刷新に1年半を要し、初期投資は数千万円に達しました。しかし、導入後は業務効率が大幅に向上し、3年でROIを回収できました。
この選択肢は、全社的な業務標準化を目指し、中長期的な投資が可能な場合に検討すべきです。DX推進の全体像は[book_dx_全社員]で学べます。
現場を巻き込む推進体制の作り方
どんなに優れた改善策でも、現場の協力がなければ定着しません。現場を巻き込む推進体制の作り方を解説します。
キーパーソンの発掘と協力体制
改善プロジェクトを成功させるには、現場のキーパーソンを味方につけることが不可欠です。特に、業務を深く理解しており、周囲から信頼されている人物を巻き込むことが重要です。
私が支援したあるプロジェクトでは、営業部の中堅社員をプロジェクトメンバーに加え、彼の意見を積極的に取り入れました。彼が「これは使える」と評価してくれたことで、他の営業担当者も前向きに新しいツールを試すようになりました。このように、現場の声を代弁してくれるキーパーソンの存在は、プロジェクト成功の鍵となります。
小さな成功体験の積み重ね
いきなり大規模な変革を目指すのではなく、小さな成功体験を積み重ねることが重要です。最初は一つの業務、一つの部署から始め、成果を実感してもらいます。
ある企業では、最初に経理部の請求書発行業務を自動化し、月間10時間の工数削減を実現しました。この成功事例を社内で共有したところ、他部門からも「うちの業務も改善したい」という声が上がり、自然と改善の輪が広がっていきました。
継続的な改善サイクルの確立
一度改善したら終わりではなく、継続的に改善し続けるサイクルを確立することが重要です。定期的に業務を見直し、さらなる効率化の余地がないか検討します。
私が支援している企業では、四半期ごとに「業務改善ミーティング」を開催し、現場からの改善提案を募っています。提案が採用され効果が出た場合は、表彰制度で評価することで、改善文化が組織に根付いています。ファシリテーションの実践スキルはファシリテーション入門が参考になります。
よくある失敗パターンと対策
Excel業務改善プロジェクトでよく見られる失敗パターンと、その対策を紹介します。
全面刷新による現場混乱
最も多い失敗は、いきなり全面的にシステムを刷新しようとして現場が混乱するパターンです。長年使い慣れたExcelから、まったく新しいシステムに一気に移行すると、現場の抵抗が強く、結局元のやり方に戻ってしまうケースがあります。
私が目撃したある失敗事例では、経営層主導で高額なERPシステムを導入したものの、現場への事前説明が不足しており、操作方法が分からず使われないまま1年が経過しました。最終的にそのシステムは廃止され、大きな投資が無駄になりました。
対策としては、段階的な移行が有効です。一部の業務から始め、成果を確認しながら徐々に拡大していくアプローチを取りましょう。
IT主導での押し付け導入
IT部門が主導し、現場の意見を聞かずに一方的にツールを導入する失敗パターンも多く見られます。「このツールを使えば便利になりますよ」と言われても、現場の実情に合っていなければ使われません。
ある企業では、IT部門が選定したプロジェクト管理ツールを全社展開しようとしましたが、営業部門には機能が多すぎて複雑であり、ほとんど使われませんでした。結局、営業部門向けには別のシンプルなツールを導入し直すことになりました。
対策としては、現場主導でツールを選定し、IT部門はサポート役に徹することです。現場が「これを使いたい」と思えるツールでなければ、定着しません。
教育不足による定着失敗
新しいツールを導入しても、十分な教育・トレーニングを行わないと定着しません。特に、ITリテラシーが高くない非IT部門では、丁寧な教育が不可欠です。
私が支援したあるプロジェクトでは、新ツール導入時に2時間の集合研修を1回実施しただけで、その後のフォローがありませんでした。結果として、多くの社員が使い方を忘れてしまい、元のExcel業務に戻ってしまいました。
対策としては、継続的な教育とサポート体制の構築が重要です。導入直後だけでなく、定期的に勉強会を開催したり、質問対応窓口を設けたりすることで、着実に定着させることができます。業務改善の体系的な知識はエクセルを活用した税理士事務所の業務効率化UP術でも学べます。
まとめ
非IT部門のExcel業務を効率化し、DXを推進することは、決して簡単ではありません。IT部門との認識ギャップ、現場の変化への抵抗、予算の制約など、さまざまな障壁が存在します。しかし、段階的なアプローチで小さな成功を積み重ねることで、着実に改善を進めることができます。
本記事で紹介したPhase 1（現状可視化）→ Phase 2（クイックウィン施策）→ Phase 3（本格的な業務フロー再設計）という流れは、私が数多くのプロジェクトで実践してきた成功パターンです。いきなり大規模な投資をするのではなく、まずは手の届く範囲から始め、成果を示すことが重要です。
PjMとして最も大切なのは、IT部門と事業部門の橋渡し役として、双方の言語を理解し、現実的な改善策を提案することです。現場の声に耳を傾け、小さな成功体験を積み重ね、継続的な改善サイクルを確立することで、Excel地獄からの脱却は必ず実現できます。
あなたの組織でも、今日から一つの業務を見直し、小さな改善を始めてみませんか。その一歩が、組織全体のDX推進への大きな第一歩となるはずです。