一人情シス、情シスなのに社内Wikiの管理もやる羽目に
こんばんは！IT業界で働くアライグマです！
企業のITインフラを支える情シス（情報システム部門）は、一般的に複数人のチームで運営されることが理想です。しかし、実際には**一人情シス（ワンオペ情シス）**として、多岐にわたる業務を一手に引き受けている方も少なくありません。
その中で、システム管理やヘルプデスク業務に加え、社内Wikiの管理まで担当することになるケースもあります。 本来であれば、ナレッジマネジメントの専門チームやドキュメント管理担当者がいるべきですが、一人情シスの業務範囲は果てしなく広がるばかりです。本記事では、そんな一人情シスの社内Wiki管理の苦労と、その対策について解説します。
なぜ情シスが社内Wikiの管理をすることになるのか
社内システムを熟知しているから
情シスは、社内のIT環境を知り尽くしているため、自然と社内の情報を集約する役割を求められることがあります。特に社内Wikiは、業務フローやシステムの使い方を記載する場として活用されるため、最も詳しい情シスが管理を任されることが多いのです。
「管理者がいないから」という消去法
社内Wikiは、導入当初こそ活発に更新されるものの、管理する人が決まっていないと次第に放置されがちです。結果的に、「ITに詳しい情シスがやるべき」という流れになり、一人情シスにしわ寄せがくることになります。
他部署が使いこなせない
Wikiツールの操作は、エンジニアにとっては直感的でも、非IT部門にとってはハードルが高いことがあります。そのため、「情シスが使い方を教えてほしい」といった相談が増え、いつの間にか情シスが全社向けのドキュメント管理者になってしまうこともあります。
一人情シスの社内Wiki管理の苦労
ドキュメント作成の負担
社内Wikiは、日々の業務に役立つ情報を蓄積するためのツールですが、更新する手間がかかります。一人情シスは本来の業務が多忙なため、常に最新の情報を維持するのが難しいのが現実です。
他部署からの「全部載せてほしい」という要望
「この手順書をWikiに追加してほしい」「このマニュアルを更新してほしい」など、他部署からの要望が止まらないこともあります。一人情シスは自分の時間を確保するのも難しい中、ドキュメント更新のリクエストに対応し続けるのは大きな負担です。
誰も読まない問題
せっかく頑張って情報を整理しても、肝心の利用者が「どこに何が書いてあるかわからない」「そもそも検索しない」などの理由で活用されないこともあります。その結果、「情シスに聞いた方が早い」と直接問い合わせが増え、せっかく作ったWikiが業務負担を減らすどころか、逆に増えてしまうこともあります。
一人情シスが社内Wikiを効率的に管理する方法
部署ごとに管理者を決める
一人情シスがすべてを管理するのではなく、各部署でWikiの管理者を決めることで負担を分散できます。各チームで担当者を決め、最低限のルールを設けて情報を更新してもらうことで、情シスの負担を軽減できます。
利用者向けのガイドラインを作成する
「どうやってWikiを使うべきか」を明確にするための簡単なガイドラインを作成し、社内に浸透させることも重要です。例えば、
- Wikiのフォーマットを統一する
- 一定期間ごとに情報を見直す
- 古い情報はアーカイブする
といったルールを設けることで、情報が整理された状態を保ちやすくなります。
情報の整理を自動化する
最近では、AIを活用したナレッジマネジメントツールも登場しており、検索性を向上させるためのタグ付けや、自動分類の機能を活用することで、手動で整理する手間を減らせます。
社内への周知を強化する
「Wikiに情報がある」ということを社内に周知するために、定期的に「よくある質問」などをピックアップし、社内メルマガやチャットで発信するのも有効です。これにより、情シスへの問い合わせを減らすことができます。
まとめ
一人情シスにとって、社内Wikiの管理は大きな負担になりがちですが、適切なルールを設定し、管理の負担を分散することで負担を減らすことが可能です。
- 社内Wikiの管理を一人情シスが担うケースが多い
- ドキュメント更新の負担が大きく、活用されない問題も発生しやすい
- 各部署に管理者を配置し、ルールを設定することで負担を軽減できる
- AIや検索機能の強化で情報整理を自動化する工夫が有効
一人情シスだからこそ、無理なく続けられる仕組み作りが重要です。 適切な管理体制を整え、社内Wikiを業務効率化の武器として活用しましょう。