一人情シス、情シスなのに社内ポスターの作成もやる羽目に
こんばんは！IT業界で働くアライグマです！
企業のITインフラを支え、システム管理やトラブル対応を行う「情シス（情報システム部門）」ですが、近年、その役割はIT業務にとどまらず、デザイン業務や広報業務にまで広がっているケースが増えています。特に 「社内ポスターの作成」 は、一人情シスを抱える企業で頻繁に発生する業務の一つです。
「デザインなんてやったことがない」「システム管理が本業なのに、なぜ？」と戸惑う情シス担当者も多いでしょう。しかし、現実として 「パソコンが使えるから」「デザインツールを管理しているから」 という理由で、ポスター作成を頼まれてしまうのです。
本記事では、なぜ情シスがポスター作成を任されるのか、その背景と課題、さらには少しでも負担を軽減するための方法について詳しく解説します。
情シスに社内ポスター作成が回ってくる理由
情シスの本来の業務は、 社内システムの運用、ネットワーク管理、セキュリティ対策、ヘルプデスク対応 などです。しかし、それ以外の業務が情シスに降りかかることは珍しくありません。特に、以下のような理由から、 社内ポスターの作成を担当することになってしまうケース が多いのです。
ITスキルがあるからと思われている
「パソコンが得意＝デザインも得意」と思われがちです。多くの社員にとって、デザインソフトを操作することはハードルが高いため、 「情シスならすぐにできるのでは？」 と安易に依頼されることがあります。
Adobeソフトのライセンスを管理している
IllustratorやPhotoshopなどのライセンスは、情シスが管理していることが多く、 「どうせソフトを持っているなら作業もお願いできるのでは？」 と思われることがあります。しかし、ライセンス管理とデザインスキルはまったく別の話です。
社内にデザイナーがいない
小規模な企業では、デザイン業務を担当する社員がいないことも珍しくありません。そのため、 総務や広報がやるべき業務が、なぜか情シスに回ってくる ことがあります。
外注コストを削減したい
企業によっては、デザイン業務を外注するとコストがかかるため、 「社内でなんとかできないか」 と考え、情シスに依頼がくることもあります。
こうした理由から、情シスが 「気づけばデザイナー役」 になってしまうのです。
社内ポスター作成の負担を減らす方法
では、情シスが社内ポスターの作成を担当することになった場合、どのように負担を軽減すればよいのでしょうか。効率的な作成方法をいくつか紹介します。
テンプレートを活用する
ゼロからポスターを作るのは大変ですが、 デザインテンプレートを活用すれば、作業時間を大幅に短縮 できます。例えば、以下のようなツールがおすすめです。
- Canva（豊富な無料テンプレートあり）
- Adobe Express（簡単なポスター制作向け）
- Microsoft PowerPoint（社内文書との親和性が高い）
これらのツールを使えば、デザイン初心者でも短時間で見栄えの良いポスターを作成できます。
フォントとカラーを統一する
企業の ブランドガイドライン に沿ったフォントやカラーを使用すると、統一感のあるポスターが簡単に作成できます。もしガイドラインがない場合でも、 企業ロゴの色をベースにデザインを考えるだけで、まとまりのある仕上がり になります。
AIツールを活用する
最近では、AIを活用したデザインツールが充実しており、 短時間で高品質なデザインを作成 できます。例えば、以下のようなツールが便利です。
- Adobe Firefly（AIによるデザイン生成）
- FigmaのAI機能（自動レイアウト調整）
- CanvaのAIデザイン機能（テキスト入力だけでポスター作成）
これらを活用すれば、デザインの知識がなくても、それなりのクオリティのポスターを作成できます。
デザインのガイドラインを作成する
情シスが何度もポスター作成を依頼されるようなら、 社内向けの「デザインガイドライン」 を作成するのも一つの手です。
例えば、以下のようなルールを決めておくと、他の社員でも簡単に作成できるようになります。
- 使用するフォントの指定（例：ゴシック体を使う）
- 企業カラーの設定（例：ロゴの青をメインカラーに）
- 画像の選び方（例：社内写真を優先）
これを共有しておけば、 情シスに負担が集中するのを防ぐ ことができます。
ポスター作成を断るための工夫
情シスの業務が忙しい場合、ポスター作成の依頼を受けるのは難しいこともあります。そのような場合は、 うまく断るための工夫 も必要です。
「IT業務に専念したい」と伝える
情シスは本来、 社内システムの管理やセキュリティ対策が最優先 です。「申し訳ないですが、IT業務が立て込んでいるので対応が難しいです」と伝えれば、無理な依頼を避けられることがあります。
外部ツールを紹介する
「ポスター作成をお願いしたい」と言われたら、 CanvaやPowerPointでの作り方を簡単にレクチャーする のも一つの方法です。自分で作成できる手段を提供すれば、情シスへの依頼が減る可能性があります。
依頼のハードルを上げる
「ポスター作成を依頼したい場合は、事前にレイアウト案を用意し、使用する画像やテキストを決めてから依頼してください」とルールを設けると、 気軽な依頼が減り、必要な場合のみ対応すればよくなります。
まとめ
一人情シスの業務は本来、ITインフラの管理やシステム運用が中心ですが、 社内ポスターの作成というデザイン業務まで任されることが珍しくありません。これは、 ITに詳しいからデザインもできるはず という誤解や、社内のリソース不足が原因です。
ポスター作成を求められた場合、 テンプレートやAIツールを活用し、できるだけ負担を軽減する のがポイントです。また、 デザイン業務の依頼ルールを決めたり、外部ツールを紹介したりすることで、情シスの負担を減らすことも可能 です。
情シスが本来の業務に専念できるよう、 業務の線引きを明確にしつつ、効率的な対応策を考えることが重要 です。