定例会議で「何を話しているのかわからない」瞬間
こんばんは！IT業界で働くアライグマです！
定例会議は業務の進捗を共有し、問題を解決する場ですが、気づけば議論が迷走し、何を話しているのかわからなくなる瞬間 があります。
「議論が脱線して関係ない話になっている…」
「専門用語が飛び交いすぎて、何の話かわからない…」
「同じことを繰り返し話しているだけで結論が出ない…」
こうした状態に陥ると、会議そのものが時間の無駄 になってしまいます。本記事では、会議で「話が見えなくなる原因」と「意味のある会議にするための対策」を解説します。
会議が「何を話しているのかわからない」状態になる原因
目的が曖昧なまま会議が始まる
会議が意味を持つためには、明確な目的が必要 です。しかし、定例会議では「毎週やることが決まっているから」という理由で開催され、目的が不明確なまま始まることがよくあります。
- 何を決めるための会議なのかがはっきりしない
- 単なる情報共有の場になり、議論が発散する
- 進行役がいないため、話がまとまらない
「この会議は何を決めるのか？」を事前に共有しないと、議論が迷走してしまいます。
専門用語や略語が多すぎる
「今期のKPI達成のために、SaaSのARRを最適化しようと考えていて…」
「新しいAPIのエンドポイントがRESTfulじゃないから、再設計が必要なんですよ」
このように、特定の専門分野の用語や略語が飛び交うと、一部の参加者は完全に置いていかれます。
- 部署間で用語の認識が異なり、誤解が生じる
- 初めて参加する人が内容を理解できない
- 何を決めようとしているのか見えなくなる
誰もが理解できる言葉を使うか、事前に専門用語の解説を用意することが重要です。
話の方向性がコロコロ変わる
「Aの課題について話していたはずなのに、気づけばBの話になっている…」
こうしたケースは、会議中に話の方向性がブレてしまうことが原因 です。
- 一つの議題に決着がつかないまま別の話題に移る
- 参加者が思いつきで話し始め、議論が拡散する
- いつの間にか雑談が増え、会議の趣旨がぼやける
「この議題を解決するまで次に進まない」というルールを決めることが重要です。
参加者の認識がバラバラ
会議が迷走するのは、参加者が前提となる情報を共有できていないことも原因 です。
- ある人は「プロジェクトの進捗確認」だと思っているが、別の人は「仕様変更の決定」だと考えている
- 事前資料を読んでいない人が多く、話の前提を毎回説明する必要がある
- 参加者ごとに意見が異なり、結論が出ない
事前に会議の目的や資料を共有し、参加者が共通認識を持てるようにすることが大切です。
「結論が出ないまま」会議が終わる
話している内容がわかりにくい会議ほど、結論が出ないまま時間だけが過ぎていく ものです。
- 誰も決断せず、議論だけが続く
- 「次回また話しましょう」で終わり、何も決まらない
- いつの間にか時間切れになり、具体的なアクションが決まらない
「この会議のゴールは何か？」を明確にし、必ず結論を出して終わるようにしましょう。
「何を話しているのかわからない」状態を防ぐ方法
会議の目的とアジェンダを明確にする
「何を話し合う会議なのか」 を事前に明確にし、参加者全員が理解していることが重要です。
- 会議の目的を簡潔に説明する（例：「プロジェクトの進捗確認と次のタスク決定」）
- アジェンダ（議題）を事前に共有する
- 各議題の時間配分を決める
「この会議で何を決めるのか？」が明確であれば、話が迷走しにくくなります。
進行役を決めて議論をコントロールする
「話が脱線するのを防ぐために、進行役（ファシリテーター）を決める」のも有効です。
- アジェンダに沿って進行し、脱線したら軌道修正する
- 参加者の意見を整理し、必要な情報を引き出す
- 「決定事項」と「未解決の課題」を明確にする
進行役がいることで、議論が迷走せずスムーズに進みます。
誰でも理解できる言葉を使う
専門用語や略語を使う場合は、事前に説明を加えるか、資料で補足する ようにしましょう。
- 「KPI＝重要業績評価指標」「ARR＝年間経常収益」など、簡単な定義を共有する
- 初参加者がいる場合は、専門用語をなるべく避ける
- わかりにくい話題は具体的な事例を交えて説明する
誰もが理解できる言葉を使うことで、参加者全員が会議に貢献しやすくなります。
必ず結論を出して会議を終える
会議が無駄にならないように、必ず「決定事項」と「次のアクション」を明確にする ことが重要です。
- 何が決まったのかを会議の最後に整理する
- 次にやるべきことを具体的に決める（誰が、いつまでに何をするか）
- 決まったことを議事録にまとめて共有する
「会議のための会議」にしないために、必ず具体的な結論を出すことが大切です。
まとめ
定例会議が「何を話しているのかわからない」状態になるのは、目的が曖昧で、議論が迷走しやすいから です。
会議を意味のあるものにするためには、以下のポイントを意識しましょう。
- 事前に目的とアジェンダを明確にする
- 進行役を決めて、話の脱線を防ぐ
- 誰でも理解できる言葉を使う
- 必ず結論を出し、次のアクションを決める
このような工夫をすれば、「結局何を決める会議だったんだ？」という状況を防ぎ、より生産的な会議を実現できます。