「PC壊れた」「プリンタ繋がらない」一人情シス、社内トラブル対応に追われる日々
こんばんは！IT業界で働くアライグマです！
企業のITインフラを支える情シス（情報システム部門）は、企業の規模や業務内容によって役割が異なります。大企業では数十人規模の専門チームがあり、それぞれがサーバー管理、ネットワーク運用、セキュリティ対策、ヘルプデスクなど、担当が明確に分かれています。しかし、中小企業やベンチャー企業では、専任のIT担当者が一人しかいない**「一人情シス」**という状況も珍しくありません。
一人情シスの業務は、単なるPCの設定やトラブル対応だけでなく、ネットワーク構築、クラウド管理、セキュリティ対策、社内システムの開発・運用、ライセンス管理、社外のベンダーとの折衝など、多岐にわたります。しかし、多くの企業ではその重要性が理解されず、**「パソコンに詳しい人」「なんでもやってくれる便利屋」**として扱われることが多いのが実情です。
特に中小企業では、「PCが動かない」「プリンタが使えない」「Wi-Fiが遅い」といった基本的な問い合わせが後を絶たず、情シスの業務の大部分がこうした突発的なトラブル対応に奪われてしまうことも珍しくありません。
社内トラブル対応に追われる日々
一人情シスの最も大きな悩みは、突発的なITトラブル対応が常に発生することです。例えば、朝出勤すると、すでに何人もの社員が「PCが動かない」「インターネットが遅い」「プリンタが印刷できない」などの問題を訴えてきます。その対応に追われているうちに、別の部署からは「新しい業務システムを導入したい」「クラウド化を進めてほしい」といった長期的なプロジェクトの相談も舞い込んできます。
特に厄介なのは、ITリテラシーの低い社員の対応です。例えば、「パソコンの電源が入らない！」と慌てて相談され、駆けつけてみると単にコンセントが抜けていただけだったり、「インターネットが繋がらない！」と言われて現場に行くと、ルーターの電源がオフになっていただけだったりすることもあります。
こうした問題は、一つひとつは小さなものですが、積み重なると膨大な時間を奪われることになります。その結果、本来取り組むべきシステムの改善や戦略的なIT施策に時間を割くことができなくなり、日々の業務が「火消し」ばかりになってしまうのです。
一人情シスに求められるスキル
一人情シスとして働くには、単にITの知識が豊富なだけでは不十分です。以下のようなスキルが求められます。
- マルチタスク能力：多くの案件を同時並行で進める必要があり、どの対応を優先すべきかを瞬時に判断する能力が求められます。
- コミュニケーション能力：ITに詳しくない社員にも、分かりやすく説明し、スムーズに問題解決へ導くスキルが必要です。
- 問題解決能力：トラブルの根本原因を素早く特定し、適切な対応を行う力が求められます。
- ストレス耐性：突発的なトラブル対応が続く中でも、冷静に業務を進められる精神力が必要です。
- ドキュメント作成能力：社内マニュアルやFAQを作成し、社員が自己解決できる仕組みを整えることも重要です。
また、情シスに対する依存度を下げるために、ITリテラシーを向上させるための教育や啓蒙活動も求められます。
業務負担を軽減するための工夫
一人情シスとしての業務負担を軽減するためには、以下のような工夫が有効です。
- 社内ヘルプデスクマニュアルの整備：基本的なトラブルは、社員自身が解決できるようにマニュアル化する。
- ITリテラシー向上のための勉強会を実施：社員が最低限の知識を身につけることで、情シスへの依存度を下げる。
- リモート管理ツールの導入：遠隔操作でトラブル対応ができるようにすることで、移動時間を削減する。
- システムの自動化・標準化：PCのセットアップやソフトウェアのインストールを自動化し、手作業の負担を減らす。
- 問い合わせ管理ツールの導入：チケット制で対応を管理し、対応漏れを防ぎつつ、優先順位をつけて対応できるようにする。
また、社内のIT環境を整備し、トラブルが発生しにくい仕組みを構築することも重要です。例えば、古いPCやネットワーク機器を定期的に更新し、セキュリティ対策を徹底することで、問題発生のリスクを低減できます。
一人情シスの働き方改革
一人情シスの負担を軽減するためには、企業側の意識改革も必要です。IT担当者を単なる「修理屋」として扱うのではなく、IT戦略を担う重要なポジションと認識し、適切なリソースを確保することが求められます。
また、外部のITサポート会社との連携を強化し、一人情シスだけで対応できない業務をアウトソースするのも一つの手段です。
まとめ
一人情シスの仕事は、企業のITインフラを支える重要な役割を担っています。しかし、突発的なトラブル対応に追われることで、本来取り組むべき業務に時間を割くことができなくなり、負担が大きくなりがちです。
そのため、社員のITリテラシーを向上させる施策を導入し、リモート管理ツールや自動化ツールを活用することで、業務の効率化を図ることが重要です。また、企業側も情シスの役割を正しく理解し、適切なサポート体制を整えることが求められます。
一人情シスとして働く中で、効率的な業務環境を整え、ストレスを軽減しながら、より戦略的な仕事に取り組めるよう工夫を続けていくことが大切です。