一人情シス、情シスなのに社内IT機器のメンテナンスもやる羽目に
こんばんは！IT業界で働くアライグマです！
「情シス」と聞くと、社内システムの管理や情報セキュリティ対策、ネットワークの運用など、IT戦略を担う仕事をイメージする人が多いでしょう。しかし、中小企業では「一人情シス」として、社内IT全般を一手に引き受けるケースが少なくありません。
特に「IT機器のメンテナンス」まで任される状況に陥ると、戦略的な業務を進める余裕がなくなり、本来の情シス業務に支障をきたすこともあります。本記事では、一人情シスが社内IT機器のメンテナンスをやらざるを得ない状況の実態と、その解決策について詳しく解説します。
一人情シスが社内IT機器のメンテナンスをやる羽目になる理由
人手不足による業務の押し付け
多くの企業では、情シスの役割が明確に定義されていません。そのため、IT関連の作業であれば何でも担当することになり、結果としてPCのセットアップやプリンタのトラブル対応、ネットワーク機器の修理まで任されることになります。
IT予算が不足している
企業の規模が小さいほど、ITに割ける予算は限られています。本来であれば外部の業者に依頼するべき作業も、「コスト削減」の名のもとに情シス担当者がやらざるを得ない状況になりがちです。IT機器の老朽化が進んでいるにもかかわらず、適切な更新が行われないケースも多いため、トラブル対応が常態化することもあります。
社内のITリテラシー不足
社内にITに詳しい人が少ないと、情シス担当者に対して「何でも屋」のように依頼が殺到します。例えば、以下のような業務が情シスのもとに押し寄せることがあります。
- 「プリンタが動かない！」といった問い合わせ対応
- 新入社員用のPCセットアップ
- ネットワークが遅い原因の調査
- ソフトウェアのインストールや設定変更
こうした雑務に追われると、本来の業務であるセキュリティ対策やシステムの最適化に手が回らなくなるのが現実です。
社内IT機器メンテナンスに追われることの問題点
戦略的な業務が後回しになる
本来、情シスの役割は企業のIT戦略を考え、業務効率化やセキュリティ強化を推進することです。しかし、日々の機器メンテナンスに時間を取られてしまうと、将来を見据えた施策を考える時間が確保できなくなります。
精神的・肉体的な負担が大きい
一人情シスの場合、トラブル対応が立て続けに発生すると、休憩する暇もなくなることがあります。社内からの問い合わせが絶え間なく続く状況は、精神的にも大きな負担になります。また、物理的な作業（ケーブル配線、機器の設置など）も多く、身体的な負担も無視できません。
属人化が進み、リスクが高まる
一人情シスがすべての業務を抱え込むと、担当者が不在になった際に業務が止まるリスクが高まります。 突然の休職や退職が発生した場合、誰もIT機器のメンテナンスやトラブル対応ができず、業務全体に影響を与える可能性があります。
一人情シスがIT機器のメンテナンス負担を減らす方法
社内のITリテラシー向上を促す
IT機器のトラブル対応をすべて情シスが行うのではなく、簡単な問題は社員自身で解決できるようにすることが重要です。 例えば、以下のような施策を行うことで、問い合わせ件数を減らせる可能性があります。
- FAQの作成（「プリンタが動かないときの対処法」などをマニュアル化）
- 社内勉強会の実施（PCの基本的な使い方や、よくあるトラブルの対処法を共有）
- チャットツールの活用（簡単な質問は社内チャットで解決できるようにする）
外部のサポートを活用する
すべての業務を一人で抱え込むのではなく、外部のITサポート業者をうまく活用することも有効です。 例えば、以下のようなサービスを活用することで、業務負担を大幅に軽減できます。
- PCのキッティングサービス（新規PCのセットアップを外注する）
- ヘルプデスクサービス（社内の問い合わせ対応を代行してもらう）
- ネットワーク保守サービス（ルーターやスイッチの管理を任せる）
IT機器の標準化・自動化を進める
社内IT機器の設定や管理を標準化することで、メンテナンスの負担を減らすことができます。例えば、以下のような取り組みが効果的です。
- PCのセットアップを統一する（OSやソフトウェアの設定を事前に決めておく）
- リモート管理ツールを導入する（社員のPCを一括で管理・更新できるようにする）
- クラウドサービスの活用（オンプレミスの機器を減らし、管理工数を削減する）
これらの施策を実施することで、情シスが本来の業務に集中できる環境を整えることができます。
まとめ
一人情シスが社内IT機器のメンテナンスまで担う状況は、企業にとっても情シス担当者にとっても大きな問題です。IT戦略を推進する役割のはずが、日々のトラブル対応に追われてしまうと、本来の業務が後回しになり、結果的に企業の成長を妨げることにもつながります。
この状況を改善するためには、以下のような施策が有効です。
- 社内のITリテラシーを向上させ、簡単なトラブルは社員自身で解決できるようにする
- 外部のITサポートを活用し、負担を分散させる
- IT機器の標準化・自動化を進め、管理業務を効率化する
一人情シスの負担を軽減し、より戦略的な業務に集中できる環境を整えることが、企業のIT活用を成功させる鍵となります。