一人情シス、情シスなのに社内ブログの執筆もやる羽目に
こんばんは！IT業界で働くアライグマです！
企業のIT環境を支える情シス（情報システム部門）は、本来インフラ整備やトラブル対応が主な業務です。しかし、一人情シスとして働くと、本来の職務範囲を超えた業務がどんどん増えていくことがあります。その一例が「社内ブログの執筆」です。
「なぜ情シスがブログを書くのか？」「ITサポートと文章作成は別物では？」と思うかもしれません。しかし、企業内でのIT情報の共有やナレッジの蓄積という観点から、情シスが社内ブログを運営するケースは少なくありません。本記事では、なぜ情シスが社内ブログの執筆を求められるのか、そのメリットとデメリット、そして効率的な執筆方法について解説します。
情シスが社内ブログを書くことになった背景
情シスが社内ブログの執筆を担う背景には、いくつかの要因があります。
社内ITナレッジの共有不足
多くの企業では、IT関連のルールやトラブルシューティングが属人化しており、情報が特定の担当者の頭の中にしかないことが問題視されています。これを解決する手段の一つが、社内ブログの活用です。
ITサポート業務の負担軽減
社内で同じような問い合わせが頻繁に発生すると、情シスの業務負担が増えます。FAQを社内ブログとして公開することで、社員が自己解決できる環境を整えることができます。
情シスの業務可視化
情シスの仕事は「何をやっているのかわからない」と思われがちです。定期的にブログを更新することで、社内に向けて業務内容を発信し、評価を得やすくなるというメリットもあります。
社内ブログ執筆のメリット
社内ブログを書くことには、情シスにとってもメリットがあります。
自己解決率の向上
社員が社内ブログの記事を読んでトラブルを解決できるようになれば、情シスの対応工数が減り、本来の業務に集中できるようになります。
社内のITリテラシー向上
ブログを通じて、社員のITリテラシーを底上げすることができます。例えば、「パスワードの管理方法」「リモートワーク時のセキュリティ対策」などの記事を発信することで、全体のスキル向上につながります。
情シスの評価向上
「情シスは助けてくれる人たちだ」という認識が社内に浸透すると、情シスの働きやすさが向上します。情報発信を続けることで、協力を得やすくなるのです。
社内ブログ執筆のデメリット
一方で、情シスがブログを執筆することには負担もあります。
時間が取られる
通常業務が多忙な中で記事を書く時間を確保するのは容易ではありません。
文章作成スキルが求められる
IT技術に詳しいことと、わかりやすい文章が書けることは別のスキルです。読者が理解しやすい記事を書くには、一定のライティングスキルが求められます。
社内の関心が薄い可能性
「せっかく書いたのに誰も読んでいない…」という状況も起こり得ます。社内ブログを機能させるには、周知の工夫も必要です。
効率的な執筆のコツ
社内ブログの執筆を負担にしないためには、効率的な方法を取り入れることが重要です。
テンプレートを作る
「記事の構成が毎回バラバラだと、執筆に時間がかかる」ため、一定のフォーマットを決めておくと効率的です。例えば、以下のようなテンプレートが考えられます。
- タイトル: 端的でわかりやすい
- 概要: 記事の要点を簡潔にまとめる
- 本文: 困りごと→解決策→補足情報の流れで書く
- Q&A: よくある質問を追加
過去の問い合わせを活用する
頻繁に寄せられる質問を元に記事を書くと、業務負担の軽減につながります。例えば、「VPNに接続できない」「社内Wi-Fiのトラブル対応」など、実際の問い合わせ事例を記事化すると効果的です。
画像や動画を活用する
文章だけで説明するよりも、スクリーンショットや短い動画を添えると理解度が向上します。
定期的に更新する
一度書いて終わりではなく、古くなった情報を定期的にアップデートすると、継続的な価値を提供できます。
まとめ
一人情シスが社内ブログの執筆まで担うのは大変ですが、適切に運用すれば業務効率化や社内ITリテラシー向上につながります。
- ブログを通じて情報共有すれば、問い合わせ対応の負担が軽減される
- 社内のITリテラシー向上にも貢献できる
- 執筆負担を軽減するため、テンプレートやFAQ活用が有効
情シスの負担を減らしつつ、ブログを活用することで、より円滑な社内IT環境を築くことができます。無理なく続けられる仕組みを整えて、社内の情報発信に役立てていきましょう。