一人情シス、情シスなのに社内報の作成もやる羽目に
こんばんは！IT業界で働くアライグマです！
情シス（情報システム部門）は、通常、社内のITインフラやシステムの管理を担当する部署です。しかし、一人情シスとして働いていると、業務範囲がどんどん広がり、本来の業務とは関係のない仕事まで任されることが少なくありません。その中でも、「社内報の作成」 というタスクを情シスが担うことになるケースがあります。
「社内報なんて広報や総務がやる仕事では？」と思うかもしれません。しかし、実際には「パソコンに詳しいから」「デザインソフトが使えるだろう」という理由で、情シスに社内報作成が回ってくることがあるのです。今回は、一人情シスが社内報を作成することになった場合の課題や対処法について考えていきます。
社内報作成を任される理由とは
一人情シスが社内報作成まで担当することになる背景には、いくつかの要因があります。
ITスキルがあるから
社内報は一般的にWordやPowerPoint、DTPソフト（Illustrator・InDesign） などを使って作成されます。情シスは普段からPC操作に慣れているため、「ITに詳しいならデザインソフトも扱えるだろう」と思われがちです。しかし、ITスキルとデザインスキルは別物 です。コードは書けても、見栄えのいいデザインを作れるとは限りません。
システム管理の延長線と見なされる
社内報は紙媒体ではなく、社内ポータルサイトやメールマガジンで配信される ことが増えています。そのため、「Web管理をしている情シスがついでにやるべき」という流れになることもあります。しかし、情報発信とシステム管理は全く別の業務 です。
人手不足で他部署が対応できない
社内報は総務や広報の担当が作成するのが一般的ですが、中小企業ではそのような専任担当者がいないこともあります。その結果、「社内で最もパソコンを扱える人＝情シス」に負担が回ってきてしまうのです。
社内報作成を任された際の課題
一人情シスが社内報を作ることになると、さまざまな問題が発生します。
本来の業務が圧迫される
一人情シスはもともと社内のITインフラ整備やヘルプデスク業務 などで忙しいものです。そこに社内報作成が加わると、本来の業務に支障をきたす可能性があります。
デザインやライティングの知識が求められる
社内報は単なる文章の羅列ではなく、見やすさや読みやすさ も重要です。しかし、情シスの業務とは畑違いのため、デザインや文章作成に慣れていない場合、品質の高い社内報を作るのは難しい でしょう。
他部署との調整が発生する
社内報は、経営層や各部署の責任者のチェックを受けながら作成 することが一般的です。そのため、通常の情シス業務とは異なり、社内の関係者と頻繁にやりとりする必要 があります。これは、コミュニケーションを最小限にしたい一人情シスにとって、大きな負担となります。
社内報作成を効率化する方法
もし一人情シスが社内報を作らなければならなくなった場合、どのように対応すればよいのでしょうか？
テンプレートを活用する
デザインの負担を減らすために、PowerPointやCanvaなどのテンプレート を活用しましょう。これにより、デザインの知識がなくても統一感のある見た目の良い社内報 を作成できます。
自動化ツールを導入する
Google Docsのテンプレート機能 やメール配信ツール を活用すれば、毎回ゼロから作る手間を省くことが可能 です。また、CMS（WordPressなど）を利用して、社内ブログ形式にするのも一つの方法です。
他部署と役割分担をする
全てを一人で抱え込むのではなく、他部署と連携して分担する ことが重要です。例えば、広報や総務に原稿作成を依頼し、情シスはフォーマットの調整や配信のみに専念する形が理想です。
経営層にリソース不足を訴える
一人情シスが社内報まで担当するのは明らかに業務負担が過多です。経営層に「本来の業務に影響が出る」ことを訴え、担当を見直してもらう ことも検討すべきです。
まとめ：情シスは何でも屋ではない
一人情シスが社内報を作成することは、本来の業務から逸脱している可能性が高い です。社内のIT環境を支える重要な役割を担う情シスが、デザインや文章作成といった業務に時間を取られるのは非効率 です。
もし社内報作成を任されることになった場合は、テンプレートを活用する、自動化ツールを導入する、他部署と役割分担をする など、業務負担を減らす工夫が必要です。また、経営層にリソース不足を訴えることも選択肢の一つ です。
情シスは社内の「何でも屋」ではありません。本来のIT業務に集中できる環境を整えるためにも、適切な業務範囲を確保することが重要 です。